上世纪70年代末刚接触使用商业计划书时，平均水平的计划比我今天看到的要长得多，也复杂得多。这可能是因为商业计划书比过去更普遍了——它们被越来越频繁地使用，也被更多的人使用。这也可能是那些阅读商业计划书的银行家和投资者之间的一个趋势问题。也可能是因为人们浪费时间少少文档！
无论出于什么原因，如今商业计划书的趋势是回归基本面，有良好的预测和坚实的分析。一种“容易快速阅读”的格式比以往任何时候都更重要。如果你想让人们阅读你制定的商业计划书——而且大多数人都想读——那么我给你最好的建议是保持简单。不要把你的商业计划书和博士论文或终身任务混淆了。保持措辞和格式的直接性，并保持计划的简短性。
但是不要把简单的措辞和格式和简单的思维混淆。你保持它很简单的原因并不是因为你还没有完全发展出你的想法。你保持它的简单，这样你就可以快速、轻松地将你的观点传达给任何正在阅读它的人。
考虑到这一点，让我们来谈谈简化计划书的一些细节。
控制你的散文。有效的商务写作易于阅读。人们会浏览你的计划——他们会试着在通过电话或浏览电子邮件时阅读它。把深沉的散文留给你以后要写的伟大的小说吧。当你在制定计划时，请记住以下几点建议：
?不要使用长而复杂的句子，除非你必须要有意义。短句很好，而且也更容易读。
?避免使用流行语、行话和首字母缩写词。你可能知道NIH的意思是“不是在这里发明的”，KISS代表“保持简单，愚蠢”，但不要假设其他人这样做。
?使用简单、直接的语言，比如“使用”而不是“利用”，“然后”而不是“在那个时间点”。
?要点很适合列表。它们可以帮助读者更容易地消化信息。
?避免“裸体”子弹点。在需要解释的地方进行简短的解释。无法解释的要点可能会令人沮丧。
保持短。现在大多数商业计划书的平均长度都比以前短了。你可能可以用20到30页的文本来涵盖你需要传达的一切，以及另外10页的附录，用于每月的预测、管理简历和其他细节。如果你有一个超过40页长的计划，你可能不会很好地总结。
当然，这个规则也有例外。例如，我最近看到了一个连锁咖啡店的计划，其中包括提议地点的照片、菜单的模型和其他提议地点的地图。图形使计划更长，但它们增加了真正的价值。产品照片，位置照片，菜单，蓝图，平面图，标志和标识照片都是有用的。
使用业务图表。让你的重要数字很容易找到和理解。使用汇总表和简单的业务图表来突出显示主要的数字。使相关的细节易于在附录中找到。而且...
?使用柱状图至少显示销售额、毛利率、净利润、现金流和年净值。
?三维条看起来更光滑，但二维条通常更容易阅读。要确保这些数字很明显。
?堆叠的条形图使总数更容易可视化。如果你的销售细分，堆叠条显示总数。
?使用市场份额和细分市场的饼状图。
?将任务和里程碑显示为水平条，标签在左边，日期在顶部或底部。大多数人称之为甘特图。只显示主要的任务和里程碑，因为太多的细节使这些图表难以阅读。
?总是将源数字放在汇总表中的图表附近，以便读者可以快速引用它们并识别图表中的数字。而且永远不要让商业计划书阅读器找不到图表的源编号。这很令人沮丧。
?不要在文本中不引用图表就使用图表。如果源数字在汇总表中不完全明显，请确保指定包含详细数字的附录。
抛光了整体的外观和感觉。除了措辞之外，你还希望你的文本的物理外观是简单和诱人的。请接受我的建议：
?对于您的文本，请坚持使用两种字体。你使用的标题的字体应该是一个简单的无衬线字体，如Arial、宋体或Verdana。对于正文文本，你可能应该使用一个标准的文本字体，如世纪，时代罗马或书安提瓜。
?避免使用小字体。只有少数可读性较强的字体是10点；它们中的大多数在11或12点大小时更好。
?使用分页符来分隔部分，分隔图表和文本，并突出显示表格。如果有疑问，请转到下一页。没有人担心不得不翻到下一页。
?自由使用空白。挤在小空间里的单词读起来很不舒服。
?一定要使用拼写检查器。然后仔细校对你的文本，以确保你没有使用一个正确拼写不正确的单词！仔细检查您的文本数字是否与表中的数字匹配。
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