项目管理系统的重要性(项目管理系统的好处）

现在的企业基本都是现代化的网上办公，各种办公管理工具层出不穷，帮助人们把很多工作变得简单可实现。

其中，项目管理系统是一个突出的辅助工具。由于项目管理理念的发展，许多企业以项目的形式开展自己的业务，如新产品的研发、市场活动的策划、工程项目的建设等。即使行业差异很大，但都可以把项目思维作为一项任务。

所以企业找到适合自己项目业务的辅助系统才是最重要的。

首先，它简单易用，不会浪费项目工时。

项目管理系统作为现代办公软件，自然意味着操作步骤越简单，功能本身越智能越好。

也就是说，系统要让外行人快速学会操作，不消耗工作人员太多时间。项目是一个团队协作活动，参与实施的人员在软件操作方面的能力各不相同。如果是辅助工具，很多人需要提前花费太多的精力去研究，延长项目的工作时间，那么就会失去一些收获。

第二，实时了解项目信息，警醒自己。

项目的全过程管理是一个复杂的过程。因此，实时了解项目的最新进展和信息是项目参与者的重要条件。

同时，整个项目过程从头到尾都涉及到很多环节、任务节点和时间段。这些关键点也是项目容易出现子风险问题的地方。项目经理要对这些关键点进行监控和管理，及时了解其相关进展和变化，这也是上面提到的实时了解项目信息的重要性之一。

这时，一个合格的项目系统可以在关键的特定时间节点实时提醒相关负责人交付自己的任务，并提示项目经理检查每个人任务的完成情况，从而控制整个项目进度。

第三，信息可视化和文档存储

如前所述，实时了解项目动态涉及到管理系统的一个重要功能，就是——信息的可视化展示和数据的存储。

我们知道手工的数据汇总可以简单的使用工具来完成，但是在展示结果的时候，如果想要做出各种简单美观清晰的图标，就需要有一定的基础。而项目管理系统基本可以根据操作人员的筛选自动汇总各种数据；同时，如果你想以任何形式显示，如甘特图、表格、柱形图、饼状图等。让大家直观的查看自己想要的信息。

同时，无论是上述数据信息，还是项目涉及的其他计划、合同等资料，都可以自动存档，方便相关人员随时查询，不会轻易丢失。

第四，任务分解与分工明确了流程时间线。

之所以要对项目进行科学管理，是因为任务规划是一个难题，不仅要理顺任务时序，还要对任务进行优先级排序，并在此基础上对重要任务进行二次或三次划分。所以项目管理其实就是用一定的逻辑思维，用不同的方式来管理要完成的事项。

所以作为辅助项目系统，还需要流程分解、时间线划分、层级划分等工具或功能。它可以清晰地让管理者制定整体规划计划，同时清晰地显示不同职能人员应负责的任务范围和时间段。这些功能做得好不好，也是项目系统竞争力的体现。

当然，随着科技的进步，每个人都可以使用的项目管理系统会迭代更新，功能会根据每个人的实时需求“进化”，这是所有产品不被淘汰的必然选择。所以作为一个需要系统辅助的企业，选择面是很广的。只要你认真分析自己的需求，就一定能找到合适的工具，让你的项目管理过程变得更简单。